展示会・イベントお役立ち情報

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展示会でのリード獲得を無駄にしない!展示会後のお礼メールの書き方と例文

展示会後のフォローの重要性について紹介させていただいておりますが(ご紹介記事はコチラ今回は展示会のフォローのスタートとなる「お礼メール」についてご紹介したいと思います。

来場者は展示会で何十社とブースを回り、多くの出展企業と名刺交換をしているためよっぽどのことがないとブースでお話ししただけでは来場者の記憶に残るのは難しいです。
「お礼メールはお礼を伝えるだけでしょ?」と思うかもしれませんが、ちょっとの工夫をすることで、来場者の記憶に残りその後の検討度合いを高めるきっかけになります。

展示会出展によるマーケティング活動がより効果的になるよう、お礼メールにちょっとした工夫をして、是非、展示会後のリード育成に役立ててくださいね!

展示会後のお礼メールの効果

展示会に出展すると、多くの来場者と名刺交換でき、短時間で効率良く大量のリード(=見込顧客)を獲得できます。

展示会出展の目的の大半は「新規営業案件の獲得」であり、展示会終了後に長期的にリードナーチャリングしていく中での最初のステップとしてお礼メールは非常に重要です。

お礼メールを送る効果・メリットは主に下記の2点です。

自社製品・サービスを思い出してもらい更に印象付ける

お礼メールを送ることで、自社製品・サービスのリマインド効果が見込めます。

来場者は展示会の当日に多くのブースを回って、その都度名刺交換もしているため、ブースで少し話したくらいでは来場者の記憶に残らず、そのまま忘れてしまうことが多いです。
一か月後に電話でフォローして「展示会で名刺交換させていただきましたよね?」なんて言っても、おそらく来場者からはぼやっとしたお返事しか返ってこないでしょう。

まずは「思い出してもらう」そして「印象に残す」ことを意識して、お礼メールを送りましょう。ただ、その際にアピールしすぎるとかえって逆効果になることもありますので注意は必要です。

自社サイトへの誘致や資料請求のご案内等、アフタフォローにつなげる

お礼メールを送り、そのお礼メールに対する来場者のアクションを見ることで、リードの見込みの度合いが可視化され、それをもとにリードナーチャリング(育成)ができます。

開封の有無や、メール内にサービスサイトのURLを設置しておけばクリック状況もみえます。セミナー開催や資料請求のダウンロードフォームがあればその内容を記載してみるのも効果的です。

ただし、こうしたアプローチもやり過ぎは注意です。過剰なアプローチと捉えられてしまうと、リードは逃げていってしまいます。

またリードの反応を可視化するためには、マーケティングオートメーション(MAツール)の導入をおススメします。以下の記事にて、MAツールでできること、展示会後の活用方法について詳しくご紹介しているので、是非チェックしてみてください。

展示会×マーケティングオートメーション(MA)ツールの記事はコチラ

展示会後のお礼メール作成のポイント

では、お礼メールを作成する際はどのような点に注意すればいいでしょうか?作成前に押さえておきたいポイントは以下の4点です。

ポイント1:お礼メールはなるべく当日に!おそくても翌日には送る

前述の通り、お礼メールは「リマインド効果」が見込めます。そのためなるべく早く送ることをお勧めします。できれば当日に、遅くても翌日中には必ず送りましょう。

ポイント2:リードはセグメント(仕分け)して、セグメントにあわせたメール文面を

展示会で獲得したリードは、購買に対する意欲が高いものから、単なる情報収集まで様々です。メール文面を作成する際は、セグメントにあわせたメール文面を作成しましょう。

セグメントする際は極力名刺交換した直後にするようにしましょう。出展者の立場で考えても、多くの来場者と名刺交換するため忘れてしまいがちです。名刺交換したらすぐに名刺の裏にメモを残すようにしましょう。

セグメントの仕方についてはの記事で詳しく紹介しています。

展示会のアフターフォローの記事

ポイント3:役立つ情報を添える

展示会の来場者は情報収集を目的としています。

お礼メールにはブースに来てくれたお礼だけでなく、自社のサービスの紹介と絡めて、何か来場者にとって有益となる情報を添えるようにしましょう。

ポイント4:文面はシンプルに、追い過ぎはNG!

展示会後のお礼メールはシンプルな内容を心がけましょう。
来場者がメールを開封した際に、スクロールせずに文面を一読できるくらいの長さを目安にしてみてください。

前述で役立つ情報を添えると書きましたが、あまり情報を入れ過ぎたり、次のアポイントに繋げようとしたり“売込みが強すぎる”という印象を与えてしまうとリードは離れてしまいます。展示会出展という膨大な費用をかけて獲得したリードなので、大事に育てるためにも追いかけすぎるのは控えましょう。

ポイント5:継続的なアプローチ

お礼メールは、お礼の気持ちを伝えることはもちろんですが、今後継続的にアプローチするためのスタートメールだということを忘れてはいけません。

メール開封や自社サイトへの訪問等、リードの行動をみつつ、長期的な視野で継続的にアプローチしていきましょう。

展示会後のお礼メールの例文

それではお礼メールの例文についてご紹介したいと思います。

前述の通り、リードのセグメントに応じて文面は分けた方が効果的です。
確度が高いリードと確度の低いリード、それぞれ紹介したいと思います。

確度の高いリードへのお礼メール例文

すぐに商談に繋がりそうなリードに対しては、一斉送信ではなく個別のメッセージを簡単に添えて送りましょう。ブースに来場した際に会話した内容を一言添えると良いです。

送るタイミングとしては展示会の当日中がマストです。印象付けて、次の提案につなげましょう。

以下、例文です。

件名:【会社名|自分の氏名】▲▲展示会ご来場のお礼

■■■株式会社

●●様

本日は「▲▲展示会」にて当社のブースにお立ち寄りいただき
誠にありがとうございました。

展示ブースにてご案内させていただきました
【株式会社ABC】の【氏名】と申します。

当日は、(~~)や(~~)など、●●様の課題をお話しいただき
ありがとうございました。

ご紹介させていただいた弊社の(サービス名称)は、
(~~)が特徴で、貴社の(~~)という課題にお役に立てるのでは思っております。

<弊社ブースでの展示商品一覧>
「(製品・サービス名)」:https//www~~~~~~
「(製品・サービス名)」:https//www~~~~~~

●●様のご要望に合わせて、改めてご紹介する機会を
いただけますと幸いです。

ぜひお気軽にご連絡下さいませ。
どうぞ今後ともよろしく申し上げます。

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署名
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角度が低いリード

具体的な検討につながらないリードに対しては、お礼に留め、ちょっとした情報共有を添えましょう。

事例紹介や資料請求のページがあれば、そのリンクを入れておくとリードのアクションを見ることができます。これから長期的な計画で継続的にアプローチしていくにあたり、リードのニーズを把握することが重要ですので、そういった仕掛けを入れてみてください。

送るタイミングは、展示会の当日ではなくても大丈夫ですが翌日までには送りましょう。

以下、例文です。

件名:【会社名|自分の氏名】▲▲展示会ご来場のお礼

■■■株式会社
●●様

【株式会社ABC】の【氏名】と申します。
先日は、「▲▲展示会」にて当社のブースにお立ち寄りいただき
誠にありがとうございました。

<弊社ブースでの展示商品一覧>
「(製品・サービス名)」:https//www~~~~~~
「(製品・サービス名)」:https//www~~~~~~
https//www~~~~~~

活用事例やお役に立てる資料等、弊社のページでご紹介しておりますので
ご興味がありましたらご覧いただければと思います。
■ https//www~~~~~~

詳細の説明やデモのご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。

どうぞ今後ともよろしく申し上げます。

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(署名)
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最後に

展示会後のお礼メールは、お礼を伝えるだけでなくこれからのリードナーチャリングの第一歩として、とても重要なツールとなります。

是非、一工夫を加えて展示会後のマーケティング活動に役立ててみてください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!