【オンライン展示会(バーチャル展示会)とは？】話題のオンライン展示会、メリット・デメリットは？

みなさまこんにちは。
フレッシュタウン、イベント課営業の山下と申します。

新型コロナウイルスの影響で、あらゆるモノ・コトがオンライン化されるなか、「オンライン展示会」も注目を集めています。

今回はオンライン展示会の事例やメリット・デメリットをまとめてご紹介させていただきます。

オンライン展示会(バーチャル展示会)とは？

オンライン展示会とは、展示場(東京ビッグサイトや幕張メッセなど)のようなリアルの会場で集客をして行うのではなく、インターネット上の仮想空間で行う展示会のことです。インターネット上の仮想空間で行うことから、バーチャル展示会と呼ばれることもあります。

2020年以降、新型コロナウイルス感染症の影響から、対面での商談などが困難になり、リアル展示会の開催延期や中止が相次いだことで、オンライン展示会のニーズが高まっており、主催・参加する企業が増えています。

オンライン展示会といっても大きく2パターンあります。
１つは展示会の主催者が元々リアルの会場で行っていた展示会をオンラインの開催に切り替え、展示会場のリプレイスとして出展社と来場者を集めるプラットフォームを作るパターンです。
もう一つは企業が自社サイトなどに自社主催のオンラインセミナーやオンライン展示ブースを公開するパターンです。

このようなオンライン展示会は、国際的な大規模の展示会でも数多く行われており、最近ではリアルの展示会と同時にオンラインでも開催する展示会も増えています。

展示会、コロナの影響は？withコロナの展示会出展の現状と今後について

みなさまこんにちは。 フレッシュタウン、イベント課営業の山崎と申します。 2020年のイベント展示会業界は新型コロナ

オンライン展示会(バーチャル展示会)の事例

オンライン展示会の事例を2つ紹介させていただきます。

事例1：ドイツの機械部品メーカーigus（イグス）

ドイツ西部に位置するケルン市の本社敷地内に、広さ約400m2の展示会場を設営し、100点以上の製品を展示。会場の様子を360°カメラで撮影した映像を基に同社のWebサイト上にバーチャル展示会場を構築し、2020年5月に公開した。

＜イグスのバーチャル展示会＞

来場者は、まるでグーグルマップの「ストリートビュー」のように、バーチャル展示会場を歩き回れる。気になる製品を見つけた来場者は、製品画像に張ってある説明ページのリンクをクリックして詳細な情報を閲覧できる。同社の説明員の姿をクリックすれば動画が開き、映像と音声で説明が流れる。訪問予約をしておけば、同社の担当者と一緒に「ガイドツアー」のような体験も可能だ。

引用元：日本経済新聞

事例2：オンライン形式のビジネス商談会「スーパーシティ／スマートシティＯＳＡＫＡ２０２０」

当初は大阪市内のイベント会場で行う予定だったが、新型コロナウイルスの感染防止のため、オンラインでの開催となった。イベント管理システム「ＥｖｅｎｔＨｕｂ（イベントハブ）」を活用した。企業など３７社・団体が出展。２３本のセミナーを動画サイトで配信し、出展者と来場者がシステムを通じて商談する。企業のマッチングを活発化させるため、Ｓａｎｓａｎ（サンサン）が手がけるオンライン上での名刺交換機能も取り入れた。来場しなくてもいい便利さから初日の参加者は４６００人を突破。期間中、会場での開催で見込んでいた千人の来場を大幅に上回った。

＜オンライン展示会を映したウェブサイトの画面。＝２日、大阪市中央区（田村慶子撮影）＞

引用元：産経新聞

最新技術を駆使している点や、来場者数の大幅な上振れを数字でみると、コロナ禍におけるオンラインの凄さを感じますね。

オンライン展示会(バーチャル展示会)のメリット

オンライン(バーチャル)展示会のメリットを見ていきましょう。

オンライン展示会のメリット1：コストの削減

リアル展示会の場合、会場の使用料やブースの装飾費用が必要になってきますが、オンライン展示会であれば、そういった費用は必要ありません。さらには設営や来場者対応による人件費、チラシやパンフレットなどの印刷費用なども必要なくなります。出展社としてはオンライン展示会の場合も、出展料が必要となる場合がありますが、リアルの場合のブースの装飾費用やその他諸々の費用を考えると、結果として出展費用は少額に抑えられるといったメリットがあります。

オンライン展示会のメリット2：幅広い見込み顧客にアプローチができる

一般的な展示会では、決まった日程で開催されるため、その日に都合がつけられなかった方は参加することができません。しかしオンライン展示会では時間や場所が限定されていることがほとんどないため、いつでもどこからでも参加することができ、一般的な展示会よりも幅広い集客を行うことができます。参加者の住まいに関係ないため、全国の見込み顧客にアプローチすることが可能な点は大きなメリットと言えます。

さらに実際に展示場などで開催する場合は、会場の規模に合わせた出展社数、来場者数に制限する必要がありますが、オンライン展示会の場合、そういった制約がないためセミナーなどで効果的に集客を行うこともできます。

オンライン展示会のメリット3：環境的な要因が少ない

リアル展示会では、雨天時に来場者数が減ってしまうなんてことは往々にして起こります。しかしオンライン展示会ではそういった環境的な要因を気にすることなく、一定の来場者数を見込んで出展できます。

オンライン展示会のメリット4：来場者のデータ収集・分析ができる

リアル展示会の場合、一日に名刺交換を何度もしますが、その一人一人の情報やニーズを正確に管理することは難しいです。一方オンライン展示会の場合、来場者の属性や来訪目的などを簡単に収集して蓄積でき、その他のツールと組み合わせることで管理や分析が容易になります。
リアルの展示会よりもアンケート実施などが簡単で集計の時間を短縮することも可能です。
こういったデータを活用することで、その後の営業活動を効率的に行うことができるでしょう。

オンライン展示会(バーチャル展示会)のデメリット

一方でオンライン(バーチャル)展示会にはデメリットもあります。

オンライン展示会のデメリット1：PUSH型の営業できない

リアル展示会ではブースの近くで立ち止まっている興味がありそうな潜在顧客にこちらから話しかけて積極的にアプローチすることができますが、オンライン展示会ではそれができないため、基本的にPULL型の営業になってしまうという点はデメリットと言えるでしょう。
オンライン展示会開催前の集客プロセスが非常に重要となります。

オンライン展示会のデメリット2：製品デモやサービス体験を行うことが難しい

リアルの展示会では実際に製品を間近で見たり、商品サンプルを手に取ったり、サービスを自身で体験することで、商材の魅力を深く理解することができますが、オンライン展示会ではそういった体験ができないため、商材を理解しづらい可能性があります。
しかし最近ではそういった状況からデモ動画やVR映像のニーズも高まっています。今後は動画やバーチャルコンテンツを制作する企業が増えていくかもしれません。

オンライン展示会のデメリット3：システムの導入にコストがかかる

オンライン展示会を初めて行う場合、システムの導入や整備に金銭的・人的コストがかかり、サイトを構築し、出展社を募るのにもコストが非常にかかるので結果として収益が見込めない場合もあります。

オンライン展示会のデメリット4：ゼロからのスタート

リアル展示会ではそれまでの出展経験をもとに効果的な動線設計やオペレーションの計画などをできたかもしれませんが、オンライン展示会ではオンラインならではの戦略が必要です。今まで出展経験のある企業もオンライン展示会ではゼロからスタートしてノウハウを蓄積していかなくてはなりません。主催社側のサポートしてもらえる場合もありますが、オンライン展示会で必要な素材の作成などに新しい知識やスキルが必要なことも多くなってくるでしょう。

リアル展示会とオンライン展示会の比較

ここまで見てきてリアル展示会とオンライン展示会の比較をしてみましょう。

オンラインイベントの開催を検討している方へ

また最近は展示会のみならず様々なイベントのオンライン化が急速に進んでいます。

・オンライン懇親会
・オンラインワークショップ
・オンラインPRイベント
・オンライン研修
・オンライン会社説明会
・オンラインセミナー
・オンラインカンファレンス
・オンライン社員総会
・オンライン株主総会
・オンラインプライベートショー

等

セミナーや発表会のように、一方的に視聴者に配信する「視聴型」のイベントや、社内行事やワークショップ等、参加者同士の交流を目的とした「参加型」のイベント等、イベントの目的・用途に沿った様々なオンライン配信のツール（システム）もリリースされております。

弊社でも最近はオンラインイベントの運営や、配信システムに関するご相談をいただく機会が増えております。

オンラインイベントの開催を検討する際に、まず配信システムを探すお客様が多いように感じますが、一方で「システム導入したものの自社リソースだけでは使いこなせなかった」「当日予期せぬトラブルが発生した際に対応できなかった」と言ったトラブルもよくお聞きします。
オンラインイベントはどうしてもシステムを介して行わなければいけないため、ネット環境や、参加者のITリテラシーの度合いによってトラブル発生の確率は高く、そういったことを事前に想定して準備をすすめる必要があります。

また、オンラインでもリアルイベントと同様に参加者の満足度を満たすための演出と、スムーズな進行が必須です。

・オープニングの映像演出
・ライブ映像の配信
・資料のスライド配信
・配信する映像の切り替え
・オンライン参加者とのチャット交流
等

様々な準備が必要なうえに、不慣れなオンラインでの開催となると自社リソースだけでは不安が多いですよね。

そんなときは、イベント運営をサービスとする会社に相談してみることをオススメします。

イベント運営会社は当然ながらイベント運営における様々なノウハウをもっているため、準備すべき内容をまるごと依頼できる他、準備段階では気づきにくい進行の細かい点やトラブルに対する備えができるという利点があります。

【イベントに必要な準備】
・申し込みページの作成、事務局対応
・スケジュール、タスク管理
・リハーサル実施
・イベント内で流す映像制作
・撮影と配信、機材準備
・当日の進行・オペレーション
等

ライブ配信システムについても、「イベント運営会社に相談したら無料ツールで事足りた」なんてこともあります。

弊社でも展示会の事務局運営で培ったノウハウをベースにご提案が可能ですので、オンラインイベントの開催にあたって、お困りごとがありましたらお気軽にご相談いただければと思います！

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最後に

オンライン展示会は新型コロナウイルスの影響で来場者の見込めないリアル展示会の代替案として考えておいて損はないと思います。しかし、オンラインだからできること、リアルでしかできないこと、それぞれのメリット・デメリットを見極めたうえで自社に最適な営業戦略を取っていくのが大切だといえるでしょう。

弊社フレッシュタウンは、時代と共に変わりゆく展示会、イベント、プロモーションのあり方について、お客様と一緒に考えていければと思っております！

最後までお読みいただき、ありがとうございました。