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【展示会ビギナー向け】展示会出展を成功に導く!事前準備7ステップ

展示会に出展する際、何からどう決めて良いかわからないというケースが多いと思います。
はじめての出展ともなると、なおさらですよね。

展示会出展にむけて、事前準備・企画を入念にしないと、目的を見失い、出展することが目的となってしまい「せっかく出展したのに思うような効果が得られなかった」「そもそもどのような効果を得るために出展したんだっけ…?」という事態に陥ります。
展示会出展にはそれなりの費用がかかるため、とてももったいないですよね。

そうならないためにも、本記事では展示会出展を成功に導く事前準備の7ステップについて、ご紹介したいと思います。

STEP1 展示会出展の目的を明確にする

展示会出展の目的

まずは展示会出展の目的を明確にする必要があります。
展示会出展の目的は、大きく3つに分けられます。

①営業案件の獲得

展示会出展の目的の大半を占めるのは“営業案件の獲得”といえるでしょう。
会期中は短時間で多くの来場者と接触することができるため、効率的に商談につなげていくことができます。展示会の場で商談し、成約につなげる『商談直接型』と、できるだけ多くの見込顧客を獲得し、中長期的にリードナーチャリングのプロセスを経て商談、成約となる『リード獲得型』の2パターンに分けられます。

どちらのパターンにおいても、できるだけ多くの来場者と出会うことが重要なため、“入りやすい”ブースの設計に工夫が必要です。目に止まり、開放的で入りやすいブースを設計し、また『商談直接型』の場合は特に、展示会のブース内に座ってじっくり話すことができる商談スペースを設ける必要があります。

『リード獲得型』の場合は、商談の運び方を誤らないためにも、来場者の見込の度合いに応じてセグメントし、フォロープランを立てておくことも重要です。説明時間を短縮し、資料や説明用ツールの活用方法、顧客管理方法のルール化等、事前準備を入念に行い、その後のフォロー施策につなげます。

②認知度の向上

社名や製品・サービス名の認知向上を目的として、展示会に出展するケースです。
この場合、ブランドイメージを自社ブースで再現することが大切です。

コーポレートカラーや商材のイメージカラーを意識し、装飾や配布物を一つのテーマで統一、一貫したメッセージイングで来場者の記憶に残るブースを作ります。

③既存顧客とのリレーションシップ向上

最後は、既に取引のある企業との関係をさらに向上させることを目的とするケースです。

既存顧客に対して紹介できる新サービス、オプションの説明、新しい活用方法の提案などがあれば、展示会の場を活用することも有効です。

そうすることで既存顧客との関係がさらに深くなり、契約の延長やアップセル、クロスセル、顧客の紹介につなげることができます。

このように目的を明確にすることは、ターゲットを定めることに結びつきます。

今回の展示会出展の目的がどのタイプにあてはまるのか、明確に意識しましょう。

STEP2 ターゲットを決める(決まる)

目的が決まると、ターゲット像が見えてきます。
規模の大きな展示会になると、一日で1万人以上が来場するわけですから、限られた時間を無駄にしないためにも自社のターゲットに近い人に接触するためのプランを立てる必要があります。
また、ブースに立つ際には呼び込み担当、商談担当等、複数名で役割を分けた方が効果的です。関わるスタッフで共通イメージを持つためにも、具体的にターゲットとなる人の、業種、職種や役職・立場などを事前にイメージ、共有する必要があります。

STEP3 商品を決める

出展する商品を“1つ”決めましょう。
“1つ”であることが非常に重要です。「せっかく費用をかけて展示会にでるのだから、多くの商品をアピールしたい」と多くの担当者が考えるかもしれません。

しかし、展示会の来場者は一日で多くの企業・商品を目にします。その中で記憶に残してもらうためには、商品の数で勝負するのは有効ではありません。「色々な商品を紹介されたが、イマイチ何ができるものか印象に残らなかった・・・」という結果になってしまうことが多いです。「これだ!」という1つの商品をアピールしましょう。またその際、どの商品を選ぶべきか・・・ルールはシンプルです。「売れている商品を選ぶ」これだけです。

STEP4 具体的な数値目標を決める

展示会・イベント出展の具体的な数値目標

目的を達成するためには、具体的に数値目標を立てる必要があります。

ブースへの来場者数、名刺獲得数、アポイントメントの獲得数、受注数等、
目的に沿った数値化できる目標を設定しましょう。

数値の決め方については、展示会に出展経験がある場合は、前回の出展結果を参考にすると良いでしょう。前回の結果数値の1.2倍~1.3倍といった決め方が分かりやすくてよいと思います。

初めて出展する場合や、集計したことがない場合は、まずは名刺獲得数を見ていくのが良いと思います。展示会の総来場者数の2.5%~3% くらいを目安として目標設定してみてください。

具体的な目標数値がある方が、達成するために必要なプロセスのイメージも具体的になりますね。

STEP5 出展コンセプト、テーマを決める

出展コンセプト、テーマ決定会議

コンセプトは、「全体を貫く基本的な観点・考え方」です。
テーマとは、「目的に向かって同じ方向を向くための掛け声」と捉えてください。

展示会には多くのスタッフが関わります。会期中は役割分担をして、効率的に運営する必要があるため、関わるスタッフの目線を一つに合わせて士気を高めることが重要です。抽象的なものになってしまっても、決めておくとよいでしょう。
決めたコンセプト、テーマは準備してく中で迷った際の指針になります。一貫されたコンセプト、テーマがあることで、ブレのない展示会出展になります。

STEP6 ブース構えを考える

ブースイメージ画像

入口から出口まで、来場者の動線を意識しましょう。あたりまえのことのようですが、展示会に行ってみると、動線の考慮がくみ取れず入りづらいと感じさせてしまうブースは意外と多いです。
閉鎖的な印象を与えてしまうのは絶対にNGです。
展示会においては通りすがりの来場者でも、目にとめ、興味をもち、必要なものを見つけてもらえる可能性があります。開放感のあるレイアウトで、通路からみてブース内の展示品やパネルを見渡すことができ、何をしているのかが分かるブース作りにしましょう。

STEP7 目立つ展示会ブース作る

会場をウロウロしている来場者の興味をひき、とにかくブースに来てもらうことが重要です。そのために少し離れたところからでも目に付くパネルを用意しましょう。

派手過ぎるブース装飾はNG!

目立つ=派手と捉えがちですが、多くのブースがひしめく展示会会場では“派手だから目立つ”は通用しません。また目立たせることで“呼び込みに必死”という雰囲気を感じさせ、逆に来場者が近寄りづらい印象になってしまいます。カラーは統一させ、「安心感」が伝わるような落ち着いたブースが良いです。

5メートル先の来場者の興味を引く!

だいたい5メートル先からでも目に付くように、パネルの文字サイズをこだわりましょう。
サービスの強みを一言で表現できるコピーを添えると良いでしょう。映像や音を使うことも非常に効果的です。

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ブースの装飾の事例はこちら>http://www.freshtown.co.jp/contents/

最後まで読んでいただきありがとうございました!
それなりに費用がかかる展示会出展を無駄にしないためにも、今回ご紹介したポイントを踏まえて事前準備をしてみてください。