展示会・イベントお役立ち情報

展示会・イベントを成功に導く費用・装飾・運営などに関する情報をご紹介します。

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USEFUL INFO

成果の出る展示会ブースにするには?装飾業者との打合せで伝えるべきポイントはコレ!

「展示会ブースの打合せはどんな風に進んでいくの?」
「どんな話しをすれば、イメージするブースができるのだろう?」

会期までに時間を要する展示会出展。ブース装飾はまさに0から1をつくる作業のため、どのように準備を進めたらいいか、担当者様としては不安なところですね。

今回は弊社で展示会施行を始めるまでのお客様との打合せの流れについて、ご紹介できればと思います。

展示会装飾業者に伝えるべきポイントをつかんで、納得のいくブースを作ってくださいね!

展示会のブース装飾については出展する展示会の約3カ月以上前を目安にご相談いただければと思います。フレッシュタウンでは出展企業様と一緒に納得のいくブース作りをすることをポリシーとしています。そのために下記の流れをベースに打合せを進めます。

ブース装飾だけでなく展示会全体の準備についての記事

展示会打合せのSTEP1. 情報収集

ブース装飾についてのご相談を頂いたら、まず弊社で出展企業様と出展する展示会について“情報収集”を行います。

出展企業様情報

・会社概要
・今回出展する商品、その他のサービス
・過去の展示会出展歴やその際のブースデザイン
・展示会出展の目的・ゴール
・ブースのコンセプト、イメージ等、具体的にあれば
・ブース設営に使う予算

出展する展示会情報

・今回出展する展示会名
・小間数、ブース位置
・出展するブース周囲の企業情報

最初にご相談を頂く際に、上記のポイントについて可能な限り情報をいただけるとその後のお打合せがスムーズになります。

展示会打合せのSTEP2. 事前打合せ(対面)

1でいただいた情報をベースに、出展企業様の情報、デザイン、集客・機能面、予算感等についてさらに深くお話しを伺ってまいります。

デザインのご提案の前のお打合せは、大体この1回のみとなります。ここでの情報をもとに、デザイン考案に入っていきますので、形式にとらわれず、自由に遠慮なくお話しいただければと思います。

目的・ゴール

・獲得したい顧客層
・出展企業様にしかない強み
・競合となる企業様の情報

展示会出展における目的・ゴールだけでなく、出展企業様の事業の今後についてお伺いし、展示会ブースでの打ち出し方の考案の際に役立てます。

展示会ブースの打合せとなると、出展企業の担当者様もデザインについての話が多くなりがちですが、本来の目的・ゴールがブレてしまうと思うような効果は得られませんので、しっかり聞かせていただきます。

集客・機能

・来場者の動線
・来場者動線(ブース外)
・来場者動線(ブース内)
・スタッフの動線(ブース外)
・スタッフの動線(ブース内)
・受付の有無
・ストックの有無
・展示台の有無や大きさや展示方法
・当日関わるスタッフの人数
・呼び込みや事前集客についてのプラン等

展示会ブースのデザイン

・展示会ブースのコンセプトやイメージ
・展示会ブースの機能性
・展示会ブースの明るさ

デザインについては、実際にデザインをおこすためのヒントを得ることが肝となるため、自由にイメージをお話しください。

「ウッド調を取り入れた北欧風のブースにしたい」
「画像検索してみつけたどこどこのブースのようなイメージで」
「基本的にはシンプルなデザインが良いが、目を引く工夫もほしい」

イメージがあれば遠慮なく自由にお聞かせください!

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展示会打合せのSTEP3. 提案

お打合せからご提案まで、だいたい2週間~1カ月のお時間をいただき、デザインパースと平面図、場合に応じては企画書や模型をもってご提案に伺います。

デザインの趣意の説明や、当日の動きのイメージがつくように説明いたします。
展示会当日をイメージしながら、不明点があれば、遠慮なく聞いてください。

展示会打合せのSTEP4. 調整・修正

提案内容を一度お持ち帰りいただき、出展企業様の社内でご検討いただきます。多くの場合、ここで修正箇所のご要望が生じるでしょうから、ご指摘いただいた箇所を弊社で修正し再度ご提案させていただきます。

修正はだいたい2回ほどで終わるように、調整いただければと思います。

最後に

展示会の打合せのイメージはつきましたでしょうか?

フレッシュタウンでは、「出展の成果を出すためのプラスαの提案をすること」を心掛けています。

ブースの見栄えはもちろん集客力のあるブースを第一に、出展企業様と一緒にブース作りを行ってまいります。

展示会出展の常連企業様も、初めて出展される企業様も機会がありましたら是非お気軽にご相談くださいませ。

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展示会装飾の業者選びについての記事

最後までお読みいただき、ありがとうございました!