展示会レポート(報告書)の書き方｜営業に活かす報告書のコツ
展示会に来場したあと、その体験をどのように報告書にまとめ、営業活動やマーケティング施策に活かしていますか？
来場者として得られる情報や視察結果を適切に記録し、社内で共有・分析できるようにすることで、展示会参加の価値を何倍にも引き上げることが可能です。
本記事では、展示会の来場者として作成するべき展示会レポート（報告書）の目的や構成方法、記載項目、実際に使えるテンプレートと例文を網羅的に解説します。特に、情報収集や所感の整理、次回参加に活かすための改善点の記録方法など、来場者ならではの視点に基づいた実践的なノウハウを紹介します。
「何を見て、どう感じて、どんな価値があったのか」――
この問いに答える説得力あるレポートを作るためのヒントが、この記事には詰まっています。
展示会に出展したあとに書く報告書について詳しく解説している記事もご紹介します。
目次
展示会来場者レポートの役割と重要性
展示会の来場者として得た情報や体験を、社内やチームに報告・共有することには大きな意味があります。ただ「行ってきた」だけでは、せっかくのイベント参加も記録に残らず、ビジネスに活かす機会を逃してしまいます。
展示会レポート（報告書）は、見学内容やブース視察の結果を整理し、他メンバーと情報共有するための貴重なドキュメントです。特に新製品の発見や業界の動向把握、競合他社の展示内容などを社内に届けることは、企業のマーケティング戦略や商品企画にも影響を与える重要な材料になります。
展示会レポートの提出を業務プロセスの一部として組み込むことで、担当者個人の記録が会社全体の知見に変わります。
そのためにも、まずは目的の明確化とレポート作成の習慣化が必要です。
参加の目的を明確にする意義
展示会に参加する際、「なぜ行くのか」を明確にしておくことは、展示内容の選定や資料の収集方針に直結します。目的が曖昧だと、展示会場での行動が受け身になり、得られる情報の質と量が大きく低下してしまいます。
主な参加目的の例
・ 業界の最新技術やトレンドの理解
・ 競合他社の製品や展示手法の調査
・ 自社に導入可能な技術やサービスの発掘
・ ビジネスパートナーや仕入先の発見
・ セミナー参加による知識習得や関係者との接点創出
目的を明確にしたうえで臨めば、必要な資料を計画的に集められ、メモや写真の撮影ポイントもぶれません。これは結果として、報告書の構成や記述の精度にも良い影響を与えます。
展示会レポートが企業活動に与える効果
展示会レポートは、個人の視点を起点にした社内インテリジェンスの蓄積手段です。来場者の所感や現場の空気感、製品の特徴をレポートにまとめることで、社内の他メンバーが行かずとも展示会の価値を把握できます。
展示会レポートがもたらす効果
・ 営業活動における新たな切り口の提案（例：競合製品との差別化）
・ マーケティング部門への市場動向やターゲット層のフィードバック
・ 企画・開発部門への製品機能やUXのヒント提供
・ 他部署との情報共有による社内ナレッジの蓄積
特に製品導入の検討や事業の意思決定に関わる際、展示会レポートの存在が議論の起点になります。そのため、来場者は単なる参加者ではなく、企業の意思決定を支える情報発信者と位置づけられます。
レポート作成前に確認したい準備と情報収集の基本
展示会レポートの質を左右するのは、実はレポートを書き始める前の準備段階です。来場前にどれだけ目的と情報収集の計画を立てておけるかで、現地での収集効率や報告内容の濃度が大きく変わります。
「とりあえず見て回る」では、どこを見たか、何を感じたかが曖昧になり、社内共有に十分な情報を持ち帰ることができません。事前のチェックリスト作成や、記録手段の確認などを徹底することで、記載項目の充実したレポートが実現できます。
事前準備で押さえるべきポイント
展示会に足を運ぶ前には、参加目的や期待する成果を明確にした上で、行動計画を立てておく必要があります。時間も限られているため、情報収集の優先順位を明確にしておきましょう。
チェックすべき準備項目
・ 参加の目的を一言で整理（例：「○○分野の技術動向を把握する」）
・ 注目する出展社・ブースの事前ピックアップ
・ スケジュール確認（会場図、セミナー・講演の時間）
・ 記録方法の選定（スマホメモ、紙ノート、音声記録など）
・ 撮影可否の確認（出展社によって撮影が禁止の場合あり）
こうした準備を徹底することで、現地では情報収集に集中できる環境が整い、後の報告書作成も格段に効率化されます。
見学ルートを先に決めておく
展示会会場は広大で、見たいブースをすべて効率よく回るには事前にルートを決めておくことが重要です。会場マップを見ながら、自社の目的に合った出展社やセミナーをピックアップし、移動順序をあらかじめ組んでおくことで、時間のロスを最小限に抑えられます。
・ 会場マップの入手と分析
公式サイトや当日配布されるパンフレットで会場レイアウトをチェック。入口から遠い位置に
ある注目ブースは、開場直後や閉場間際に狙うと混雑を避けやすくなります。
・ 優先度の高いブースリスト化
自社の調査目的に沿って「必ず訪問すべきブース」「時間があれば訪れたいブース」を色分けして
おくと、当日の判断がスムーズです。
・ 所要時間の見積もり
各ブースの見学にかける目安時間（例：説明＋質疑で15分）を設定し、全体の所要時間を逆算。
休憩や移動時間も余裕を持って組み入れましょう。
・ 混雑状況を想定したスケジューリング
人気のセミナーや講演は開始直前に混み合うため、早めの着席を計画。会場の通路が混む時間
帯（開場直後・お昼時など）を避けて移動ルートを組む工夫も有効です。
こうした見学ルートの事前計画により、会場内を無駄なく回り切ることができ、収集した情報の質と量が大きく向上します。結果として、レポート作成時の素材も豊富になり、説得力ある報告書につながります。
会場で収集すべき資料と記録方法
展示会場では、限られた時間の中でどれだけ効率的に情報を記録できるかがポイントになります。ただ展示を見るだけでなく、記録を前提とした視点でブースを回る意識が求められます。
主に収集しておくべき資料
・ パンフレットや製品カタログ
・ ノベルティに含まれるQRコードやリンク情報
・ 展示会主催者からの案内資料（会場マップ、会期概要など）
・ セミナー資料や講演スライド（配布があれば）
・ スタッフ名刺や説明内容のメモ
効果的な記録手段
・ 5W2H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで）を意識して記録
・ 製品やサービスの機能・特徴を中心に、気づきも同時にメモ
・ 各ブース訪問後、すぐに感想を簡潔に記述（記憶の新しいうちに）
このように体系立てて情報を収集することで、レポートの精度が大きく高まります。
写真・動画の活用と注意点
展示会レポートにおいて、写真や動画は非常に強力な補助情報となります。特にブースのデザインや製品展示の様子など、文字だけでは伝えにくい要素を視覚的に共有できるため、報告書の説得力が増します。
活用ポイント
・ ブース全体の構成や導線
・ 人の流れ（混雑状況や注目されている展示）
・ 実物製品やデモ機の使用感
・ セミナーやイベントの様子
注意点
・ 撮影禁止のブースや資料には注意（事前確認が必要）
・ 個人情報や顔が写っている場合は加工を検討
・ 撮影したデータには日時と場所情報をメモしておくと整理がしやすい
これらの素材は、レポート作成時に挿入資料として活用できるほか、社内プレゼン資料として転用することも可能です。
読み手に伝わる展示会レポートの構成と書き方
展示会に来場したあと、社内で報告書やレポートを作成する際は、単なる出来事の羅列ではなく、「読み手が知りたい情報」を意識して構成することが重要です。
上司や同僚が求めているのは、「行ってきた」ではなく、「何を見て、どんな発見があり、どんな価値があったのか」という具体的な内容です。
書き方の基本ルールや構成の順番、用語の使い方などを押さえることで、伝わりやすく、活用されやすいレポートになります。
基本構成と見出しの立て方
展示会レポートは、定型的な構成をベースに書くことで、読み手にとっての理解度が格段に上がります。章立てや見出しはシンプルかつ論理的に並べることが大切です。
一般的なレポート構成例
1. 展示会の基本情報
- 名称、会期、会場、主催者
2. 来場目的と背景
- 参加理由、期待していた情報や製品
3. 視察・見学内容の要約
- 訪問ブース、セミナー、興味深かった展示
4. 得られた情報と気づき
- 特に注目すべき技術や市場動向
5. 競合・他社の展示状況
- ブースの作り方、集客方法、訴求点など
6. 今後の提案や活用方法
- 自社で検討すべき点、提案事項
7. 所感とまとめ
- 全体的な印象、良かった点、課題
上記の流れに沿って、各セクションに見出しを立てると、読み手が読みたい情報にすぐにアクセスできるようになります。
専門用語の使い方と簡潔な表現のコツ
展示会では、業界特有の用語や技術用語が多数登場します。社内の読み手が全員その分野に詳しいとは限らないため、専門用語は説明を加えるか、わかりやすい表現に言い換える工夫が求められます。
書き方の注意点
・ 略語は初回に正式名称＋説明を入れる
- 例：「MR（MixedReality：複合現実）」と表記
・ わかりづらい技術用語は簡単な言葉に置き換える
- 例：「マテリアルハンドリング技術」→「工場での搬送を自動化する仕組み」
・ 「すごかった」「印象的だった」など曖昧な表現は避け、具体的に
- 例：「最新モデルの3Dプリンタでは、10分でプロトタイプを出力できる点が注目された」
また、文章は1文を短く簡潔に。冗長な表現は避け、「誰が、何を、どうした」が明確になるよう意識しましょう。
客観性と所感のバランスを取る方法
展示会レポートでは、「見てきた事実」と「感じたこと（所感）」を明確に区別することが大切です。読み手にとっては、客観的な情報を知りたい場面もあれば、現場の温度感を知りたい場合もあります。
バランス良く記述するコツ
・ 事実の記録は5W1Hで記述
- 例：「4月3日14時頃、B社のブースで、〇〇の製品についてデモを受けた」
・ 所感は段落を分けて記述
- 例：「デモは非常に分かりやすく、導入イメージがしやすかった」
・ 数字やデータに所感を添える
- 「名刺交換は5件にとどまったが、いずれも具体的な案件検討者であり質は高かった」
このように記述を分けることで、読み手が情報を整理しやすくなり、信頼性のあるレポートに仕上がります。
実務で使える展示会レポートテンプレートと記載例
展示会来場後のレポート作成において、最も悩みがちなのが「何を書けばよいのかがわからない」という点です。そのような場合に役立つのが、実務に即したテンプレートと、それに基づいた記入例です。
テンプレートをあらかじめ社内で統一しておくことで、報告内容の質と比較のしやすさが向上し、読み手側の確認作業の効率化にもつながります。
社内共有・営業向けの基本テンプレート
以下は、展示会来場者が営業部門や企画部門に向けて提出することを想定したテンプレート例です。必要に応じてカスタマイズしながらご活用ください。
■展示会来場レポートテンプレート（社内用）
1. 展示会基本情報
- 展示会名：
- 会期：
- 会場：
- 主催者：
2. 来場目的
- 目的・目標（例：競合製品の調査／新技術の動向把握／仕入先候補の発掘など）
3. 見学・視察内容
- 主な訪問ブース：
- 気になった製品・技術：
- セミナーやプレゼン内容：
4. 収集した資料・データ
- パンフレット、カタログ、サンプル数：
- 名刺交換数：
- 写真・動画（添付またはフォルダ名）：
5. 得られた知見・気づき
- 技術トレンド：
- 製品の訴求ポイント：
- 顧客ニーズや業界の課題：
6. 他社（競合）の展示動向
- 展示方法や訴求手法：
- 目立っていたブースや展示内容：
- 当社との違い／優位・劣位点：
7. 所感・評価
- 来場全体の印象：
- 成果として挙げられる点：
- 課題や改善点：
8. 次回に向けた提案・アクション
- 自社で活用できそうな要素：
- 改善すべき点：
- 次回参加・出展時の検討事項：
テンプレート記入例と記載時の注意点
以下は、テンプレートの記入例です。記載時には事実と感想を分け、簡潔に伝えることを意識しましょう。
■記入例（一部抜粋）
2. 来場目的
「展示会における業界の最新動向と、競合他社の製品訴求手法を把握すること。特にAI搭載の製品や無人運用のデモに注目していた。」
3. 見学・視察内容
「B社の自動検品ロボットに注目。AIによる欠陥判定機能は非常に精度が高く、展示デモでは90%以上の正答率を記録していた。」
6. 他社（競合）の展示動向
「C社のブースはシンプルながらデジタルサイネージと動線誘導がうまく機能しており、常に人が集まっていた。製品展示よりも“体験”を前面に出していた点が印象的。」
8. 次回に向けた提案・アクション
「自社での展示会出展時には、説明員を限定せず全員が製品プレゼン可能なよう、スタッフ教育の徹底が必要と感じた。」
伝わるレポートにするための＋αテクニック
単なる記録に留まらず、「読んだ相手が行動できるレポート」にするには、いくつかの工夫が効果的です。
レポートを強化するテクニック
・ 写真や図を挿入し、視覚的に理解しやすくする
・ 比較表を用いて他社製品や展示との違いを明示する
・ 次回の改善点や提案を必ず記載し、レポートを「終わり」ではなく「始まり」にする
・ リンク付き資料やQRコードなど、再確認できる情報源を添付
こうした工夫によって、展示会レポートは単なる「報告」ではなく、戦略的資料としての役割を果たすようになります。
展示会レポート作成で陥りやすい失敗と対策
どれほど充実した展示会を見学・視察しても、報告書の質が低ければ、社内での情報共有も不十分となり、せっかくの参加が営業活動や製品開発などに活かされません。
展示会レポートは、ただ書けば良いのではなく、構成や文章の明瞭さ、目的の明確さが求められる「読む人のための資料」です。
このパートでは、よくあるミスとその対策を整理し、成果につながるレポートに仕上げるための視点を解説します。
記載漏れ・曖昧表現によるレポートの弱体化
最も多い失敗が、事実や数字の記載漏れ、および「何となく」「多かった」などの曖昧な表現に偏ってしまうケースです。これでは読み手に情報が伝わらず、判断材料としての価値が著しく低下します。
よくあるNG表現
・ 「人が多かった」→何名程度？どの時間帯？
・ 「よくできていたブース」→どこが？どのように？
・ 「技術的にすごかった」→どの技術？どの機能が？他社と比較して？
対策
・ 可能な限り具体的な数値や事実を入れる（例：名刺交換数、配布資料の残数）
・ 感想は所感として別枠で記載し、客観的な情報との混同を避ける
・ 書いたあとに「読み手が理解できるか？」という観点で再読する
目的不明・読者不在の構成になっていないか？
展示会レポートは「提出すること」が目的ではありません。読み手にとって価値のある情報を、目的に沿って伝えることが本質です。構成が雑多になったり、誰のためのレポートかが不明確なまま書かれてしまうことも、よくある失敗です。
よくある失敗例
・ 目的が不明確で、内容に一貫性がない
・ 社内共有用なのに、専門用語が多く一般社員に理解できない
・ 上司向けなのに、行動の報告ばかりで、気づきや提案が欠けている
対策
・ レポートの冒頭に「この報告書の目的」を一文で明記
・ 読み手に応じて「必要な情報の深さや専門性」を調整
・ 読者の立場に立ち、「読みやすく」「活かしやすい」かを意識して構成する
対策：提出前に確認したいチェックリスト
提出前に、以下のチェックリストを活用することで、ミスのない完成度の高いレポートに仕上げることができます。
| 項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 基本情報 | 展示会名、日時、会場、主催者が明記されているか |
| 目的の記述 | 来場目的が明確に書かれているか |
| 具体性 | 数値・事実を用いて説明できているか |
| 所感との区別 | 感想と事実が混同していないか |
| 読みやすさ | 見出しや段落が整理されているか |
| 提案の有無 | 次に活かすための提案や改善案が含まれているか |
| 添付資料 | 写真、パンフレット、名刺情報などが整理されているか |
このような確認プロセスを取り入れることで、形式・内容ともに評価されるレポートが完成します。社内でレポートの質を標準化する際にも、このチェックリストは有効です。
まとめ：展示会レポートは情報資産として企業の価値を高める
■「行って終わり」にしない。展示会レポートが次のビジネスをつくる。
展示会に来場した経験は、それだけで終わらせてはもったいないものです。現場で得た気づきや事実、写真や資料は、単なる「体験」から、組織の意思決定を支える情報資産へと進化させることができます。そのために必要なのが、読み手の行動を促す展示会レポートの作成です。
以下に、展示会来場者としてレポートをまとめる際に押さえるべきポイントを再整理します。
☞展示会レポート作成の重要ポイントまとめ
1. 来場目的を明確化し、視察の焦点を定める
・ 情報収集や競合分析、技術トレンド把握など、明確な狙いを持つ
2. 事前準備で情報収集を効率化
・ スケジュール、注目ブース、記録手段を事前に整理する
3. 現地では写真・メモ・資料を網羅的に記録
・ 視覚・文章・数値の3要素で記録し、記憶に頼らない構成を可能にする
4. レポートは読み手視点で構成し、目的と行動に結びつける
・ 上司やチームが次のステップを検討しやすい内容に仕上げる
5. テンプレートを使って内容を標準化し、記載ミスを防ぐ
・ 社内全体で使えるひな形を用意し、報告書の質を均一化
6. 曖昧な表現を避け、客観情報と所感を整理する
・ 事実は数値や事例で、所感は背景を添えて明確に伝える
7. 次に活かすための改善点・提案を必ず記載
・ レポートを“まとめ”で終わらせず、“提案”で締めることで価値を高める
展示会レポートは、一人の来場体験を組織の価値ある共有財産に変える手段です。たとえ展示会に行ったのが一人でも、全社が展示会を体験したのと同等の知見を持てるようにすること。それこそが、来場者レポートに期待されている役割です。
「報告のためのレポート」ではなく、「次の成果につなげるレポート」を目指して、ぜひ本記事の内容をお役立てください。
Q&A
展示会レポートに最低限記載すべき項目は何ですか？
基本情報（展示会名、日時、会場、主催者）、来場目的、視察したブースや製品の内容、収集した資料、得られた知見、競合分析、所感・評価、そして次回に向けた改善提案の8項目が基本構成になります。テンプレートを活用すれば、記載漏れを防げます。
写真や動画はレポートにどこまで含めて良いですか？
主にブースの様子や展示構成、会場の雰囲気、配布資料の内容など、視覚的な補足が有効な箇所に使います。ただし、撮影禁止ブースや顔写真が含まれる画像は配慮が必要です。社内共有時にはファイル添付や共有フォルダでの管理もおすすめです。
競合他社の展示内容はどうやって比較すればよいですか？
製品機能の特徴、ブースデザインの工夫、集客力、説明員の対応など複数の視点で評価するのが基本です。自社の展示方針と照らし合わせて、差別化できるポイントや改善点を導き出すと、レポートに深みが出ます。
所感や主観的な印象はどこまでレポートに書いてよいですか？
主観的な内容は所感欄にまとめ、なぜそう感じたのかという背景や理由を補足することで、読み手の納得感が高まります。あくまで事実と分けて記載し、客観性を損なわないよう注意しましょう。
展示会に来場しただけなのに報告書は必要ですか？
はい、展示会に来場すること自体が情報収集活動であり、それを社内で共有・活用しないと「行っただけ」で終わってしまいます。来場者レポートは、他部門にも価値ある情報を伝え、企業のナレッジ蓄積や次回出展の戦略検討にも役立ちます。
