展示会・イベントお役立ち情報

展示会・イベントを成功に導く費用・装飾・運営などに関する情報をご紹介します。

お役立ち情報
USEFUL INFO

【展示会・イベント出展経験者が語る!】展示会にかかる費用ってどのくらい??『イラスト付き』で解説します!!

初めて展示会・イベントへの出展を検討する時にまず脳裏をよぎるのは「展示会・イベントの出展にかかる費用」「どの展示会・イベントに出展したらいいか」ではないでしょうか?

特に費用については展示会のホームページを見ただけでは全体を把握することが難しく、最終的にどのくらい費用がかかるのかを想像できないですよね?

展示会・イベントにかかる費用を知ることでスケジュールも余裕が持てる

これまで私は雑貨系と食品系の展示会・イベントに10回以上出展しましたが、最初は展示会にかかる費用の全体像や相場が分からず当初想定していたよりもコストがかかってしまい、スケジュールもギリギリで会期当日を迎えました。

会期が近づくにつれ、
「やばい!!○○まだ準備してなかった・・・」
「展示会に間に合わないから高くても頼んじゃえっ!!」
とヒヤヒヤ、ドキドキしながらも連日遅くまで残業していました。

しかし、経験を重ね費用の全体像を把握し相場をつかめるようになることで、
何をいつまでに用意しておかなければならないのか?がわかり、
出展費用を安く抑え、スケジュールも余裕をもって進めることができるようになりました。

その様な経験を踏まえて初めて展示会に出展するときに知っておきたい「費用の内訳」をスケジュールに合わせてまとめました。
また、「どの位の費用をかければどのようなブースが出来るのか?」と「費用の勘定科目」についてもまとめましたので、そのまま報告書にしても上司に喜んでもらえると思います!!

展示会とは?

展示会とは「商品・サービス・情報などを展示、宣伝するためのイベント※1」で、企業とその業界のバイヤーが一堂に会し商談を行う場です。
主に「営業案件の獲得」「認知度の向上」「既存顧客とのリレーションシップ向上」を目的として出展します。

私は『既存の顧客』と『ターゲット顧客』に出展の告知をして来場してもらい「新商品の紹介(営業)」と「関係の構築」主に行うとともに、来場者で興味を持ってくれた方に新規の営業を行っていました。

※1:経済産業省「展示会とは」

展示会・イベントに出展するのにかかる費用・料金の相場と内訳

展示会・イベント出展にかかる費用は大きく分けて

  • (1)展示会・イベントの出展料

  • (2)ブースの装飾にかかる費用

  • (3)告知費用

  • (4)運営費用

があります。

「たった4つなの・・・??」
そうたった4つなのです。

では、それぞれの内訳を見ていきましょう。

(1)展示会・イベントの出展料

展示会・イベントに出展するためにかかる費用で、出展する場所の広さに応じて変動します。
広さの単位は1小間(コマ)と言い、小間当たりの広さは展示会・イベントによって変わります。
私は1小間あたり3メートル四方と2.7メートル四方の展示会に出たことがあります。

出展料の相場も展示会・イベントによって異なり、1小間30万円前後となっています。
もし出展料が35万円の展示会・イベントに2小間で出展した場合の出展費用は70万円ですね。

地方自治体が行っているものは数万円で出店できるものもあるので、費用を安く抑えることができます。

チェックポイント

出展料に含まれる内容も展示会によって異なるので、しっかり確認しましょう。

(例)
-展示会Aの出展料に含まれる内容
小間使用料、床工事、電気工事

-展示会Bの出展料に含まれる内容
小間使用料のみ
→もし展示会Bに出展する場合は別途、床工事や電気工事費が発生します。

(2)ブースの装飾にかかる費用

ブースの装飾にかかる費用は多岐に渡ります。
展示会・イベントに慣れるまではここが一番分かりにくいかもしれません。

でも大丈夫です、安心して下さい。
適切なパートナー会社を選んだりパッケージ化されたブースを使うことで細かい費用を気にせず進められます。

ブースの装飾にかかる費用を大まかに分けると

  • ブースの設計・デザイン費用

  • ブース施工費用

    • 床面工事
    • 壁面工事
    • 木工制作施工費用
    • ディスプレイシステム費用
    • クロス施工費用等
  • 電気工事費用・電気代

  • 各種レンタル費用

    • 机・椅子、モニター、サイネージ、音響機器などのレンタルにかかる費用。
  • 搬入・搬出費用

  • ポスター・パネル等の制作費用

  • 撤去費用・ごみの処分費用

等です。

すべてまとめて対応してくれるパートナー会社を選ぶことで心配の種を減らしましょう。

チェックポイント

展示会や商品によっては水道を設置する必要があり、別途給排水工事費用と水道代がかかることがあります。

(3)告知費用

展示会・イベントに出展することを取引先やターゲット顧客に知らせるための費用です。

案内状の作成や送付

取引先やブースに来てもらいたい見込み客に入場券付きの案内状を送ります
他の送付物に紛れず、そして中身を見てもらえるようなデザインにして送りましょう。

告知用のページ制作費

展示会に出展する旨を掲載するページを作成します。
私の場合はアクセスの多いホームページではなかったので、ページを作らずにトップページに出展する旨を記載するだけでした。

チェックポイント

案内状には展示内容など相手が足を運びたくなるコンテンツも入れましょう。
また、小間番号だけでなく、場所を明示した地図も掲載しましょう。

(4)運営費用

  • 運営マニュアル制作費

    関係者が少数でコミュニケーションをしっかりとれればマニュアルはなくても大丈夫です。

  • 営業アイテム費用

    アンケート用紙
    アンケート用紙をはさむボード
    筆記用具(ペン、ホチキス)名刺等

  • パンフレット・ノベルティなど配布物の制作費用

  • 会場までの交通費・宿泊費

  • 昼食代

営業アイテムや配布物は少し多めに準備しておきましょう。

※機材を使った大々的なプレゼンテーションを行なったりコンパニオン等を手配する事もありますが、今回は初めて出展する前提ですので割愛します。

展示会・イベントの出展コストを安くするためには?
絶対にかかる費用とコントロールできる費用

展示会・イベントに出展するのは多額の費用がかかります。
同じものを作れるなら少しでも安いにこしたことはありません。

ではどうしたらコストを安く抑えられるでしょうか?

ポイントは展示会・イベントの出展にかかる費用でコントロールできるものを把握することです。

コントロールできない費用

出展料

※展示会・イベントによっては早期に申し込むと出展料が割引になるものもあります。

コントロールできる費用

  • ブースの装飾にかかる費用

  • 告知費用

  • 運営費用

コントロールできる費用の中でも特にブースの装飾は費用の比重が大きいため、しっかりと管理することで出展コストを安く抑えられます。

展示ブースの装飾費用を安く抑えるには

展示ブースの装飾費用を安く抑えるには「正しいパートナー会社の選択」「内製化」が大切です。

正しいパートナー選択

正しいパートナー選択をするには数社にコンタクトを取ってコンペを行いましょう。
コンペを行うことで相場観や概要を把握できるようになります。

コンペを行う会社を探す時の目安は、

  • デザインから施工・撤去までワンストップで行える

    1社に任せることでコストを抑えられるだけでなく、連絡も1か所にまとめることができるので、管理しやすくなります。

  • 施工事例が豊富

    展示会・イベントの出展は業務が多岐にわたります。経験豊富な会社に依頼することでトラブルなく展示会・イベントを終了することができます。

  • システムやレンタル品を自社保有している

    ブース装飾に必要な部材を保有している場合、使用料を安く抑えられます。結果としてブースの装飾費用も安くなります。

です。

内製化

商品を紹介するパネルなどは画像編集ソフトを使い自社でデータを作成しパネル製作に依頼することで費用を抑えることができます。
パネル製作は納期により費用が変わりますので余裕をもって入稿し、費用を抑えましょう。

費用とブースデザインの相場比較

そうは言ってもどの位の費用でどのようなブースができるのか全然イメージできないよ・・・。

私も最初はそうでした。
出展する小間数によってもブースのデザイン・装飾にかかる費用は変わりますし、展示する商品の大きさや数でも変わってきます。

でも大丈夫です!

パッケージブースで例を見れば大まかなイメージはつかめると思います。

展示会ブースデザイン・施工例1

小間数:2小間
金額:50万円

展示会ブースデザイン・施工例2

小間数:2小間
金額:50万円


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展示会ブースデザイン・施工例3

小間数:4小間
金額:80万円


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展示会ブースデザイン・施工例4

小間数:2小間
金額:90万円


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展示会の出展にかかる費用の勘定科目は何??

展示会にかかった費用は『広告宣伝費』で仕分けします。

まとめ

展示会・イベントの出展にかかる費用は大きく、様々なコストが発生します。
そのため、費用の全体像を把握することでコストを抑えることができるだけでなく、会期中も余裕を持った運営が可能になります。

読まれた方の多くは展示会・イベントの準備だけでなく会期中も現場で営業活動をされるのではないでしょうか?
準備のスケジュールに余裕があると会期中の営業活動も余裕を持って行え、結果として展示会・イベントの効果も上がりやすくなります。

私は展示会・イベントの申し込み→展示会・イベントの準備→会期中の現場→撤去→会期後のフォローまで経験しましたので、質問、不安に感じていること、困ったこと等ありましたらお気軽にお問い合わせください。

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最後までお読みいただきありがとうございました!!