展示会・イベントでレンタルを活用する4つのメリットとレンタルしなくてもいい時

展示会やイベントに出る時は動画を流すためのディスプレイ、棚・机・椅子等の什器など様々なアイテムを準備する必要があります。

全てを購入して揃えるには膨大な初期費用がかかるだけなく、その後の維持・管理にかかる手間や費用も考えなくてはなりません。

レンタルを活用することによってそれらの費用や手間を抑えるだけなく、使い方や設定のサポートをしてもらえたり、梱包資材などのゴミをなくすこともできるなど、様々なメリットがあります。

中には自社で保有しているアイテムもあるかもしれませんが、梱包して会場まで運搬する手間や、壊れてしまうリスクを考えるとレンタルも選択肢に入れておくといいでしょう。

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展示会でディスプレイや什器をレンタルするメリット

展示会レンタルのメリット１：必要な時に必要な数量使える

例えばディスプレイは展示会やイベント、ブースの小間数などにより必要なサイズや数が変わりますが、レンタルであればその時々に合わせて一定期間だけ使うことができます。

展示会レンタルのメリット2：展示会のブースのデザインに合わせられる

同じ「棚」でも高級感を出す時とナチュラルに見せたい時では使う物が異なります。レンタルを活用することでブースに合わせて使いたい棚を使うことができます。

展示会レンタルのメリット3：コストの削減

購入費用よりも安い

例えば32型の液晶ディスプレイであればレンタルなら6,000円（3日間）ですが、購入すると安くても20,000円かかります。

ディスプレイレンタルを活用するだけで14,000円も展示会の出展費用を抑えることができますね。

維持・管理費用の削減

レンタルであれば保管する必要はなく、しっかりとメンテナンスされたアイテムを使うことができます。

資産ではなく経費計上できるので節税対策になる

会計上経費処理できるだけでなく、固定資産税などの対象にもならないので、会計の手間が省け節税対策にもなります。

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展示会レンタルのメリット4：手間の削減

手入れ不要

アイテムを保有していると保管中に壊れてしまったり、使う前には動作確認をする必要があるなど、メンテナンスも必要になります。

遠方で使用する場合は配送の手間やコストを削減

棚など大きなものを運ぶ時は梱包や配送の手間がかかりますが、レンタルであれば気にする必要ありません。

セッティングまでやってくれる

たまにしか使わないディスプレイなども接続や設定の方法を教えてもらえます。

分からない時に質問できる

「ディスプレイにうまく映らない！！」

そんな時も担当者に連絡をすれば、どうしたら解決できるかを指示してもらえます。

展示会でレンタルする時の注意点

レンタルアイテム以外の費用

アイテムのレンタル以外に搬送費などがかかりますので、全体でいくらかかるかを確認しましょう。

アイテムの仕様

ディスプレイをレンタルしご自身パソコンとつなぐ場合、VGAやHDMIなどケーブルの仕様が適合するかを事前に確認する必要があります。

他にも仕様が合わないと使えないものがあるので、レンタル会社に確認しましょう。

備品の有無

ディスプレイをレンタルする場合、設置方法によっては壁掛けの金具やスタンドなどが必要となる場合があります。

どの様に使うのかをレンタル会社に伝えて、アイテム以外に必要なものがないかを確認しましょう。

レンタルできる期間

レンタル期間が3日間と表示されている場合、配送にかかる日数が含まれているのか、含まれていないのかを確認しましょう。

ブースまで持ってきてもらう

配送時に展示会会場の入り口までではなく、ブースまで持ってきてもらえるようにレンタル会社に依頼しましょう。
その際に入場すためのパスが必要な場合がありますので、主催者に確認しておきましょう。

保険の有無

レンタル中に誤って壊してしまった場合に備えて保険に入ることもできます。
心配な場合はレンタル会社に確認し保険に入っておきましょう。

展示会で使うアイテムをレンタルしなくてもいい時

自社でアイテムを持っていて、運搬できる時

例えば必要なサイズのディスプレイを自社で保有していて、壊れないように梱包し展示会会場まで運搬できる場合はレンタルするより費用を抑えることができます。

出展の回数が多い

展示会に年に数回出展する場合は購入したほうが費用を抑えることができます。
※壊れないように梱包し展示会会場まで運搬できる場合

ブースデザインの変更がほとんどない場合

出展する小間数やデザインが変わらない場合は購入し使いまわすことで出展にかかる費用を抑えることができます。

まとめ

レンタルサービスは大きく分けて「レンタル専門の会社」と「展示会・イベントの制作・施工会社」が行っています。

「レンタル専門の会社」の方が一般的に取り扱いアイテムが豊富で値段が安い傾向にありますが、イベント会場の施工やブースの制作なども必要な場合はも「展示会・イベントの制作・施工会社」にまとめて頼むことでコストや手間を抑えることができるので、状況に応じて使い分けて下さいね。

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