展示会・イベントお役立ち情報

展示会・イベントを成功に導く費用・装飾・運営などに関する情報をご紹介します。

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【展示会・イベント出展経験者が語る!】担当者が押さえておきたい展示会準備の流れを『スケジュールごと』に14項目にまとめました|出展決定~会期前日まで

物事を成功させるには準備が大切です。
特に展示会・イベントのように色々な要素が絡み複雑なものは全体を把握してスケジュール管理をしながら準備する必要があります。

でも長いと半年以上に渡る展示会・イベントの準備をいきなりやれって言われても何から手を付ければいいか分からないですよね??

でも、大丈夫です。
下記の14項目を押さえることで準備の概要を把握できます。

この日程は私が出展した展示会・イベントの時を基準にしているので、ご自身の展示会・イベントに合わせて調整してみてくださいね。

準備①:展示会・イベントに出展する目的・目標を決める【展示会・イベント6か月前】

展示会・イベントに出展する目的・目標

展示会・イベントに出展する準備は出展する目的を明確にし、その目的達成の基準となる目標を決めることから始まります。

展示会・イベント出展の目的の例

展示会・イベントに出展する目的は
「営業案件の獲得」
「認知度の向上」
「既存顧客とのリレーションシップ向上」

が多く、これ1つと決めるのは難しいかもしれません。

そんな時はその中でも特に強調したいものを目的にしましょう。

私が出展した時は特に新規の顧客を増やしたかったので
「新規の営業案件の獲得」を目的にしていました。

展示会・イベント出展の目標の例

名刺の枚数、商談件数、受注件数、売上金額などの数値を目標に設定します。

展示会・イベントで会った顧客から半年後に注文をもらうなど、目標数値がわかるまで時間がかかる場合も多々ありますので、しっかりと進捗管理をしましょう。
そうすることで出展の効果も正確に測ることができます。

ただし、名刺の枚数を目標にする場合は注意が必要です。
とにかく名刺を集めるだけだと確度の低い名刺が集まり、フォローにだけ手間と時間がかかり成果につながらないことがあります。
一定の基準を設けて集めることをお勧めします。

例えば私が食品系の展示会に出展した時、初回は可能な限りブース来訪者と名刺を交換していましたが、2回目以降は試飲・試食目的と思われる方とは名刺の交換をしませんでした。
担当者の感覚で変わってきてしまうところはありますが、結果フォローの手間が減り、見込み顧客に注力することが出来ました。

出展内容を決める

展示会・イベントの出展内容

決定した目的、目標をもとに出展する商品・サービス、ブースのサイズ、コンセプトを決めます。
ブースのサイズ感を確認したい場合は展示会・イベントの企画・施工会社が掲載している実績などを参考にしましょう。

フレッシュタウンでは実績に加えパッケージ化されたブースでのデザインも公開していますので、参考にしてください。

準備②:出展する展示会・イベントを決めて申し込む【展示会・イベント6か月前】

東京ビックサイト

出展内容まで決まったら、それに応じた展示会・イベントを見つけます。
該当する展示会・イベントをリストにし、その中から出展費用や場所、どの位効果が見込めるかなども含めて検討しましょう。

展示会・イベントはJETROが運営する見本市・展示会情報(J-messe)や全国の見本市・展示会も紹介しているウォーカープラスなどで探すことができます。

目的・目標を達成することが重要ですので小規模で行っている展示会・イベントも要検討です!!

私と仲のよかったバイヤーさんは私が出展していた東京ビックサイトで行われていた展示会に来ていましたが、同時期に行われていた小規模の展示会にも行っていたそうです。
小規模な分、見回りやすくピンポイントで求めている商品を見るけられるからいいですよ。」と言っていました。

出展する展示会・イベントが決まったら申し込みます。申し込み時点でブースの位置を決められる展示会・イベントは、早めに申し込んでいい場所を確保しましょう。

チェックポイント

補助金を活用できる場合もあるので事前に調べて活用しましょう。

準備③:ブースの場所を決める【展示会・イベント3~6か月前】

ブースの場所は展示会を成功させるのに重要な要素です。
通りが1つ違うだけで人通りが大きく変わります。

入り口付近がベストですが、奥の方でも来場者の導線を考えてブースの場所を選ぶことで、十分な来訪者が期待できます。

ブースを決める方法ですが私は申し込んだ後の「くじ引き」と申し込み時に「空いているブースから選べる」展示会・イベントに出展しました。

「くじ引き」でブースが決まる展示会・イベントの場合は
ブースの広さや出展回数の順にグループに分けられ、
そのグループ内でくじ引きをしていきます。

ですので、出展ブースが広くなく出展回数が少ない場合は
どうしてもブース位置としてはイマイチな場所になってしまいがちです。

反対に「空いているブースから選べる」展示会・イベントの場合は
早く申し込むことで希望の場所を確保できたり、
主催者との交渉でいいブース位置を確保できることもあったので
「くじ引き」に比べると比較的人通りの多いブースに出展できました。

また、場所だけに目が行ってしまいがちですが、ブースの周りの出展者も見て、相乗効果が見込めるかも確認しましょう。

準備④:参加スタッフの決定とスケジュール調整【展示会・イベント2~5か月前】

展示会・イベントに参加するスタッフ

出展する展示会・イベントが決まったら、スタッフと役わりを決めて、全員分の移動手段と宿泊場所の手配をしましょう。

スタッフと役わり決め

まず、準備と運営の責任者を決め、それぞれに携わるスタッフを配置します。

準備に携わるスタッフは自社で何をどこまでやるかによって大きく変わりますので、状況に応じて対応します。

運営に携わるスタッフの人数は出展する展示会・イベントの規模やブースの大きさにもよりますが、
2小間であれば2、3人、3小間なら3、4人、4小間だと4~6人はいるといいでしょう。

このくらいの人数であれば、空いている時間帯を見計らって交代で食事に行ったりトイレ休憩を取ったり、会場内を見学しに行く余裕があります。
また、展示会・イベントには外国の方も多く来場しているので、外国語を話せるスタッフがいる場合はできるだけ参加してもらいましょう。

チェックポイント

展示会・イベントの準備のみに集中できればいいですが現実的には通常業務と兼務することになると思いますので、担当者の通常業務を減らすなどの対策が必要です。

移動手段、宿泊場所の準備

出展する展示会・イベントが近場で車を使って移動する場合は駐車場の確保が必須です。
会場の駐車場を使える場合は事前に申込書類を提出する必要があります。忘れずに期限までに提出してください。
時間貸しパーキングを使う場合、会期中は埋まってしまう恐れがあるので周囲の駐車場を数か所調べておきましょう。

会期中にも展示品の入れ替え、営業アイテムの追多など搬入・搬出が発生しますので、
多少料金が高くてもブースから近い駐車場(会場の駐車場がベストです!!)に停めることをお勧めします。

海外や遠方で開催される展示会・イベントに出展する場合は飛行機・新幹線の手配に加え、宿泊場所の確保も必要です。
会期が近づくにつれ宿泊場所はどんどん埋まってしまうので必要な場合はなるべく早く予約しましょう。

チェックポイント

展示会・イベント主催者が提携している宿泊場所もありますので、確認してみましょう。

スケジュール調整

いつまでに誰が何をやるのかを一覧にし、スケジュール調整をします。
期日が近づくと思ってもいなかった作業が発生することもあるので、余裕を持ったスケジュールを組んでください。

準備⑤:事前のブースへの集客とマーケティング計画をたてる【展示会・イベント2~5か月前】

事前に既存顧客と見込み客にブースへ来訪してもらう計画をたてます。

自社サイトでどのように告知するのか、顧客に送る招待状入りのDMの内容やデザインをどうするかを決めましょう。
また、営業担当者が顧客先に訪問した時に来訪を促しやすくする工夫も考えましょう。

準備⑥:会期中の運営、集客、プロモーションプランをたてる【展示会・イベント2~5か月前】

会期中にブースの前を通った来場者にブースに来訪してもらう方法を考えます。

主に
・ブースで流す動画・映像・音楽
・展示パネル
・パンフレット
・ノベルティ
等を使って来場者にアピールします。

展示会・イベントでブースに訪れた来場者に渡すパンフレットなどの資料は、会期後に確度の高い見込み客からのアクションを引き出すための重要なツールです。

来場者は多くの情報を持ち帰り、社内で検討をした後に連絡をするか否かを決めます。
ですので、繋がりが出来た見込み客を逃さないよう商品・サービスの紹介だけではなくお客様の声を入れるなど魅力が十分に伝わる資料を用意しましょう。

チェックポイント

ブースのデザインなどにも大きく関わるのでブース装飾・施工会社と一緒に考えてもらいましょう。

準備⑦:各種提出書類の提出【展示会・イベント2~4か月前】

展示会・イベント主催会社より配布された提出書類を期日までに提出します。
全出展者が提出する書類と、該当出展者のみが提出する書類があるので、しっかりと仕分けをして提出漏れがないように注意してください。

準備⑧:ブースのデザイン(装飾やレイアウトなど)を決める【展示会・イベント2~4か月前】

ブースの装飾・施工会社を見つけて、ブースのデザインを決めます。
ブースは展示会・イベントに出展するうえで最も手間と時間、費用がかかります。また、展示会を成功させる重要なポイントになります。

ブース施工会社を選ぶ

ブースの施工・装飾は企画・デザイン~施工・撤去まで多くの企業がかかわるので、担当スタッフの負担を減らすためになるべくワンストップで行える会社を選ぶようにしましょう。
1社だけだと比較ができないので3社を目安に声をかけてプレゼンしてもらいましょう。

ブースのデザイン

デザインは洗練されている方がいいですが、重要なのはターゲットの顧客をブースに集客することですので、導線がしっかりと設計されている、ブースを目指しましょう。

準備⑨:制作物の制作依頼【展示会・イベント1~2か月前】

展示会・イベントで使う販促チラシ、パンフレット、ポスターやパネル、商品紹介動画、アンケート用紙、ノベルティ、名刺等の制作物の制作依頼をします。
修正点を見つけた場合に対応がきくだけでなく、早めに注文したほうが安くなるので、少なくとも1か月前には依頼できるようにしておきましょう。

チェックポイント

パネルを自社でデザインする場合は実際に設置する高さに置いて30メートルほど離れて確認しましょう。
そのくらい離れても文字がしっかり読めないとPR効果が半減してしまいます。

準備⑩:搬入・搬出の手配【展示会・イベント1~2か月前】

ブースの設営・施工や装飾を専門の会社にお願いしても、商品の設置など最終的な仕上げは自社で行うことが多々あります。
その場合、イベント前日に商品や装飾品を持って現地に行き設置をするので届け出の提出と運搬手段の確保が必要になります。

私は車で移動できる範囲の展示会に出展していたので会社のバンを使って運搬していましたが、遠方の場合は宅急便で送る手配をしましょう。

準備⑪:ブースに来てもらいたい顧客に案内状を送る【展示会・イベント1か月前~】

展示会・イベントの目的・目標を達成するにはターゲットとなる顧客にブースに来てもらう必要があります。
出展の告知と来場を促すために無料入場券をいれた案内状を作成し送りましょう。

顧客は複数の出展者から案内状が送られるのでデザインに一工夫して、目に付きやすくしましょう

私は透明の封筒を使い、封筒を開かなくても商品とキャッチコピーが見える案内状を送りました。
また、会期1~2週間前に招待状を送った後は電話で「招待状をお送りしたのですが、ご覧いただけましたか?」と確認し、アポどりを行っていました。

チェックポイント

Webサイトへの告知も忘れずにしておきましょう。また、事前に出展のプレスリリースを配信しておくと効果的です。

準備⑫:営業アイテムの準備【展示会・イベント1か月前~】

会期中に使うアンケート用紙、ボード、筆記用具等の準備を行います。
アンケートには来訪者の名刺添付スペース、日時、企業名、担当者名、連絡先、興味を持った商品、確度、コメント欄、対応者名記入欄等を設けます。

パンフレットなどは制作会社から届いたら内容に間違いがないかを再度確認し保管しておきます。

チェックポイント

この頃に会期中の持ち物リストも作成しておくと便利です。

準備⑬:最終確認【展示会・イベント2日前】

会場ではブースの設営が始まっています。

翌日の搬入、設置に向けて忘れ物などがないか最終確認を行います。
工具などが必要な場合もありますので、しっかり準備しておきましょう。

準備⑭:商品の設置【展示会・イベント1日前】

ブースが想定通りに出来上がっているかを確認し、商品の設置を行います。
商品を設置すると追加でライトや棚が必要になることもあるので、事前にパートナー会社に相談しておきます。

設置が終わったら掃除機をかけてコロコロで細かいゴミを取り除けば準備OKです。

チェックポイント

誰もいない時間帯はブースの周りをテープや紐でくくる事でブース内に入りにくくできるのでお勧めです。

まとめ

展示会・イベントの準備は項目が多岐に渡り長丁場になります。
準備の流れをスタッフで共有し、漏れがないようにすすめていきましょう。

私は準備・運営両方の責任者として展示会・イベントに何度も出展しましたので、質問、不安に感じていること、困ったこと等ありましたらお気軽にお問い合わせください。

まずはお気軽にお問い合わせください »

最後までお読みいただきありがとうございました!!