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イベント企画は会場選びから!イベント会場の選び方と下見をする際のポイント

イベントの会場選びのポイントと下見で注意すべき点

何かイベントを開催する際に、最初に手配しなければならないのがイベント会場です。

イベントでやりたいことを実現できるかは会場の設備や雰囲気に大きく左右されるため、会場選びは最初に行わなければいけない非常に重要な決定事項と言えます。

様々な会場があり、条件や設備、やれることもそれぞれ異なるため、会場選びは要件、成約のかけ合わせでベストなところを見つけていく形になります

今回はイベントの際の会場選びのポイントと、下見で注意すべき点についてご紹介したいと思います。

1、イベントの目的・ゴールを忘れずに!

イベント会場を選ぶ前に、イベントの目的・ゴールをしっかり決めておく必要があります。

イベントのゴールというのは、「イベントを通して何を成し遂げたいのかい=何をもって成功とするのか」ということです。成功のイメージを決めておかないと、イベントを実施すること自体が目的・ゴールとなってしまいがちです。きちんと決めたゴールは、会場選びをはじめ、様々な要素を決めていく際の軸になります。

2、まずはネットで情報収集!会場選びの際に確認すべきポイント

どんなイベントにするかに応じて、会場に求める要素は様々です。

立地、設備、会場の雰囲気、料金など、様々な要素がある中で、全ての条件を満たした会場を見つけるというのも難しいのが正直なところです。

イベントの内容に応じて、各要素にたいする優先準備を決めながら会場選びをしていきましょう。

まずは事前に準備した内容をもとに、インターネットや資料請求で情報収集をしましょう。

その際に、確認すべきポイントを紹介します。

アクセス・立地

最寄り駅からの近さ、場所の分かりやすさが大切です。場所が分かりにくい場合は案内スタッフを配置し、最寄り駅から距離がある場合は、駅からの送迎バスを用意するなど配慮が必要です。

キャパシティ

会場の収容人数がイベントの来場者の規模と合っているか確認しましょう。狭くて収容しきれないのはもちろん問題ですが、大きすぎるとあまり会場が賑わっていない寂しい印象を与えてしまいます。

機材・設備

機材の扱いはイベント会場のスタッフ任せることが多いため、イベントの演出内容に応じて、使用する機材を予め確認し、会場スタッフに伝えて確認しましょう。

映像を流す場合はプロジェクタを使用することになりますが、プロジェクタのサイズによってはせっかく準備した映像がきれいに映らない可能性があります。サイズを確認してから映像を制作し、きちんと映るかの確認もする必要があります。

イベントの演出内容によっては、会場に機材を持ち込む必要も出てきます。イベント当日の機材トラブルを避けるためにも、機材に関する事前の確認は入念に行いましょう。

電波状況

携帯電話や、ネット環境がある場合の電波状況を確認しておきましょう。

料金

会場費、設備のレンタル費はもちろん、キャンセルの規定も確認しましょう。

会場費は全日・半日・土日等、時間帯によって費用が異なる会場がほとんどです。搬入、、撤退の時間を調整することでコストを抑える等の調整ができるので細かく確認しましょう。

会場ルール

料金や設備、機材持込の可否や飲食におけるルール等、会場には様々なルールがあります。

イベントを実施する際は様々な協力業者とのやり取りが発生すると思いますので、ルールを把握しておかなければ協力業者と会場スタッフの間を何往復もし確認しなければならなくなります。

もろもろの要素はありますが、やはり会場となる空間の雰囲気は非常に重要になります。

実際に会場まで足を運び、やろうとしているイベントの雰囲気に適しているか会場を見て確認をしてから決めましょう。

3、会場候補が絞れたら必ず下見へ!下見の際に見落としがちな確認ポイント

インターネットや資料などである程度の条件を確認したら、実際にイベント会場に行ってみましょう。「WEBサイト上で見た写真と、実際の会場の雰囲気がだいぶ違った」「写真では広く感じたが、行ってみると思ったより小さかった」というケースもよくあります。

下見をする際は、会場の雰囲気をはじめ想い描くイベントが実現できるのかを確認していきますが、設備面等では事前に意識しなければ意外と気づかない落とし穴もありますので、下見の際に見落としがないようにしましょう。

動線の確認

来場者がイベント会場に入るまでの動線、化粧室へ行く際の動線、演出の内容に応じて主催者の動線等、イベント全体の流れをイメージしながら動線の確認をしましょう。

会場によってはもともと考えていた動線や演出を変更せざるを得ない場合があります。アクティングスペースを確保することはとても重要です。

設備においての確認

音響や照明、映像放映は当日トラブルが起きてしまうとカバーできない大きな失敗となります。

【よくある設備トラブルの例】
・スクリーンが小さくて後ろの席から見えにくい
・プロジェクタが暗い、もしくは会場が明るすぎるので、スクリーンが見えない
・機材の使用方法がわからない
・マイクの音が聞き取りづらい
・会場の照明が暗い
・コンセントの場所が遠くて、ケーブルが足りない

搬入の可否の確認

持込む機材や、装飾品がある場合は、搬入口の大きさを事前に確認しておきましょう。

当日になって「装飾品のサイズが大きく搬入口に入らなかった!」というトラブルになることも稀にあります。

まとめ

会場を選ぶ際に、確認すべきポイントがとても多いですが、スムーズに会場を選ぶために一番大切なのは“イベントの目的が明確で、事前準備ができている”ということです。

事前準備でしっかりとイベント開催のイメージを持てていれば、会場選びの際の優先順位付けもできますし、悩む時間を減らし無駄のない会場選びができるでしょう。

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最後までお読みいただきありがとうございました!